Умение организовать хранение документов и важных бумаг дома не менее важно, чем делопроизводство в маленькой фирме. В краткосрочной перспективе это кажется пустяком, зато в долгосрочной перспективе может превратиться в головную боль. Особенно, если нужно срочно найти договор купли-продажи, паспорт, медицинскую выписку и т. д.
Как организовать хранение домашних важных бумаг
Организация хранения. Придумать систему подачи, например, все будет храниться в папках или коробках. Никогда не хранить все документы в одной папке.
Разные цвета папок. Файлы, папки или наклейки разных цветов превратят систему хранения в удобную и понятную. Помогут легче и быстрее найти различные документы или бумаги.
Безопасность. Держать домашние документы, только там, где есть уверенность в их безопасности. Документы не должны быть в легкодоступных местах, где их могут увидеть, а тем более взять случайно попавшие в дом люди (монтер, контролер и т. д.).
Не скупиться и выделить отдельную часть шкафа для домашних бумаг. Самые важные из документом можно хранить в сейфе, а их копии в папках с документами. При этом нужно вложить в папку лист бумаги с указанием, что, например, паспорт лежит в сейфе.
Классифицировать папки с документами по темам:
• Документация, связанная с автотранспортом.
• Банковские договоры на депозиты, карты, ПИН-коды к картам, ипотечные договоры и прочее.
• Паспорта.
• 
Свидетельства о рождении, о браке и тому подобное.
• Документы на жилье, дачные участки и постройки.
• Инструкции.
• Страховые полисы.
• Медицинские карты, выписки, рентгеновские снимки и прочее.
• Сервисные контракты, аварийные телефоны.
• Налоговые декларации за последние пять лет.
• Гарантии.
• Чеки на оплату коммунальных услуг за пять лет.
• Чеки на крупные покупки.
Некоторые из категорий разделить на несколько подразделов. Например, раздел «Банковские документы» можно сделать из файлов: «Карты», «Депозиты», «Ипотека».
Для всех важных документов должны быть сделаны ксерокопии.
Полезно иметь корзинку для новых документов. В нее складывают вновь поступившие документы (чеки, выписки, декларации). Затем раз в неделю или десять дней корзинку разбирать и складывать документы в нужные папки.
Если папка с документами переполнена, значит, пора менять ее на более объемную или сделать подкатегории для этой папки. Например, разложить чеки в файлы по месяцам. Так будет проще найти важные документы.
Admin Via
Автор публикации
